Cách thiết lập một văn phòng ảo thành công năm 2022

Làm việc ảo 100% có nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc lái xe hoặc ai đó đang náo nhiệt trong văn phòng chung. Tuy nhiên, với việc không còn gặp mặt trực tiếp, văn phòng ảo đòi hỏi một sự thay đổi mô hình lớn trong cách bạn nghĩ về công việc. Đồng thời, bạn sẽ cần nhiều công cụ kỹ thuật số hơn để hoàn thành công việc và phải cân nhắc đến những công tác hậu cần mà bạn chưa bao giờ phải làm trước đây. Quan trọng hơn nữa, bạn sẽ phải áp dụng các chiến lược mới để tuyển dụng, nâng cao năng suất và đảm bảo sự tương tác của nhân viên.

Văn phòng ảo là gì?

Hãy bắt đầu với những điều cơ bản: chính xác thì văn phòng ảo đòi hỏi những gì?

Theo truyền thống, thuật ngữ “văn phòng ảo” đề cập đến một dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh thực cho công ty hoặc nhóm từ xa của bạn. Các dịch vụ văn phòng ảo này có thể bao gồm từ một địa chỉ giao nhận thư đơn giản tại một công ty, có thể giao đến nhân viên lễ tân chính thức hay là dịch vụ trả lời tự động và thậm chí chỉ là quét thư.

Tuy nhiên, có thể mở rộng định nghĩa đó một chút. Nếu bạn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, rõ ràng còn nhiều điều khác đang diễn ra ở đằng sau hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn sẽ có nhân viên từ xa phân tán khắp thành phố, quốc gia của bạn hoặc thậm chí trên toàn cầu.

Các văn phòng ảo tốt nhất dựa vào một bộ công cụ trực tuyến để giao tiếp, quản lý công việc và hơn thế nữa. Nếu bạn là một trong số 44% những người bắt đầu làm việc từ xa toàn thời gian do đại dịch COVID-19, bạn có thể sẽ quen thuộc với nhiều người trong số này.

Ngay cả trước COVID-19, công việc từ xa cũng đang gia tăng. Nhưng giờ đây, nhiều doanh nghiệp bị buộc phải tham gia vào môi trường văn phòng ảo.

Tạo một văn phòng ảo rất tốt cho việc kinh doanh:

-Chi phí thấp hơn: 77% doanh nghiệp cho biết làm việc từ xa dẫn đến chi phí hoạt động thấp hơn. Mặc dù bạn có thể chi tiêu nhiều hơn một chút cho máy tính hoặc đăng ký phần mềm trực tuyến, nhưng bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí thuê nhà, điện nước và internet.

-Mức độ hài lòng của nhân viên cao hơn: không có tùy chọn đi làm và lịch trình linh hoạt hơn, công việc từ xa cực kỳ hấp dẫn đối với nhân viên. Một văn phòng ảo là một lợi ích dẫn đến việc tuyển dụng tốt hơn và giảm doanh thu.

-Tăng năng suất: 71% người làm việc từ xa cho biết làm việc tại nhà giúp họ làm việc hiệu quả hơn nhờ ít xích mích với đồng nghiệp cũng như môi trường văn phòng gây phiền nhiễu hơn.

Cách thiết lập một văn phòng ảo

Nếu bạn thiết lập một văn phòng ảo vĩnh viễn, bạn nên đề ra một số kế hoạch phải làm. Thật hấp dẫn nếu chỉ để các chiến lược làm việc từ xa hiện có của bạn được tiếp tục như hiện tại. Nhưng nếu bạn muốn xây dựng một văn phòng ảo (và công việc kinh doanh) thành công và bền vững về lâu dài, bạn nên lùi lại một bước và kiểm tra mức độ đáng tin cậy của các cấu trúc hiện tại của mình. Hoặc, nếu bạn chưa bắt đầu xây dựng một văn phòng ảo, hãy nói về những gì bạn cần cho hệ thống của mình:

  • Xây dựng chiến lược văn phòng ảo
  • Thiết lập cơ sở hạ tầng công nghệ từ xa
  • Có được phần mềm và công cụ giao tiếp và cộng tác phù hợp
  • Thu hút nhân viên giống như bạn làm trong một văn phòng truyền thống
  • Phát triển các chiến thuật để cải thiện năng suất

1. Đề ra chiến lược văn phòng ảo của bạn.

Chiến lược văn phòng ảo của bạn cần bao hàm mọi thứ từ hậu cần đến các nguyên tắc cốt lõi của việc làm việc từ xa cho công ty của bạn.

Có một kế hoạch rõ ràng giúp cả bạn và nhân viên từ xa của mình cảm thấy tin tưởng vào những kỳ vọng tương lai. Bạn cần phải biết những công cụ nào cần sử dụng, thời gian nghỉ hoạt động như thế nào và bạn sẽ đo lường năng suất như thế nào. Nếu bạn không lập kế hoạch chi tiết đến mức này, bạn sẽ khiến nhân viên bối rối, thất vọng và không hài lòng.

Có hai phần trong kế hoạch văn phòng ảo của bạn: hậu cần và các nguyên tắc cốt lõi.

Đầu tiên, hãy bắt đầu với hậu cần.

Hậu cần văn phòng ảo bao gồm tất cả những thứ hữu hình mà doanh nghiệp của bạn sẽ cần khi làm việc từ xa. Để bắt đầu kế hoạch hậu cần của bạn, hãy trả lời các câu hỏi sau:

Địa chỉ kinh doanh của bạn ở đâu? Việc giao nhận thư diễn ra ở đâu?

Bạn có cần số điện thoại hotline của công ty? Ai sẽ trả lời nó?

Bạn cần một nhân viên lễ tân hay trợ lý ảo chuyên dụng?

Bạn cần sự hỗ trợ bao nhiêu nhân viên?

Bạn sẽ cung cấp công nghệ gì cho nhân viên? Họ sẽ nhận được máy tính xách tay, điện thoại hay tiền sử dụng internet? (Cân nhắc rằng các vai trò khác nhau có thể có những nhu cầu khác nhau.)

Các công cụ và quy trình chính mà doanh nghiệp của bạn dựa vào là gì? Những điều đó có dịch sang một cài đặt ảo hay bạn cần phải suy nghĩ lại về chúng?

Những câu hỏi này chỉ là một sự khởi đầu. Khi bạn trả lời chúng, bạn có thể sẽ nghĩ ra những thứ khác để đưa vào kế hoạch của mình. Theo dõi mọi thành phần bạn cần lập kế hoạch và tạo danh sách các mục hành động để tuân theo.

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc trình theo dõi nhiệm vụ, hãy sử dụng phần mềm đó để theo dõi tiến độ và lập kế hoạch thiết lập văn phòng ảo của bạn.

Phần quan trọng khác trong kế hoạch văn phòng ảo của bạn là các nguyên tắc cốt lõi mà bạn và nhân viên của bạn sẽ thực hiện.

Trong bối cảnh văn phòng truyền thống, hầu hết các doanh nghiệp đo lường công việc và năng suất theo thời gian tại văn phòng, tại bàn làm việc hoặc trong các cuộc họp. Các chỉ số đó không còn phù hợp với văn phòng ảo, vì vậy bạn sẽ cần phải suy nghĩ lại về kỳ vọng của mình.

Dưới đây là một số nguyên tắc và chiến lược chính để kết hợp vào môi trường làm việc từ xa của bạn:

-Tính linh hoạt: sự linh hoạt trong thời gian và cách thức làm việc của mọi người là một trong những đặc quyền hàng đầu mà nhân viên tìm kiếm trong một công việc mới, có đến 72% người nói rằng họ đang tìm kiếm nó. Nó còn xếp hạng cao hơn cả thời gian nghỉ hè. Vì vậy, nếu bạn có bất kỳ xu hướng quản lý vi mô nào, bây giờ là lúc để chúng ra đi – những người làm việc từ xa của bạn sẽ hạnh phúc hơn vì điều đó.

-Đánh giá dựa trên kết quả: đây là chìa khóa để tăng cường tính linh hoạt trong văn phòng từ xa của bạn. Xác định mức độ thành công đối với từng vai trò hoặc nhóm và đánh giá nhân viên của bạn bằng những kết quả đó, thay vì lượng thời gian họ đăng nhập mỗi ngày.

-Kỳ vọng rõ ràng: để làm cho sự linh hoạt và đánh giá dựa trên kết quả hoạt động cho nhóm từ xa của bạn, bạn cần phải đưa ra chính xác những gì bạn mong đợi từ họ. Đừng làm họ quá tải với những kỳ vọng chi tiết, nhưng hãy làm rõ những gì không thể thương lượng để mọi người đều rõ ràng vấn đề.

Đây phải là những nguyên tắc hướng dẫn đằng sau mỗi phần của kế hoạch văn phòng ảo của bạn. Bất cứ lúc nào bạn muốn thêm một mảnh mới vào câu đố, hãy đảm bảo rằng nó cho phép linh hoạt, đo lường kết quả và đặt ra các kỳ vọng rõ ràng.

2. Thiết lập cơ sở hạ tầng công nghệ của bạn.

Sự thành công của văn phòng ảo của bạn phụ thuộc hoàn toàn vào sức mạnh của cơ sở hạ tầng công nghệ của bạn. Nếu bạn chưa sử dụng nền tảng đám mây và sẵn sàng trở thành doanh nghiệp kỹ thuật số hoàn toàn, thì đó là điều đầu tiên cần giải quyết. Bạn có thể nghĩ rằng mình đã sẵn sàng để chuyển sang kỹ thuật số hoàn toàn với máy tính xách tay do công ty cấp và tài khoản Zoom chuyên nghiệp, nhưng nó không giống với chuyển đổi kỹ thuật số.

Rất nhiều công ty cho rằng họ đang tiến xa hơn trên con đường chuyển đổi kỹ thuật số so với thực tế. 87% công ty nói rằng số hóa công ty của họ là một ưu tiên, nhưng chỉ có 40% thực sự làm được điều này trên quy mô lớn. Ngay cả một số giải pháp kỹ thuật số đơn giản hơn cũng được sử dụng không đúng cách. Ví dụ, chỉ 36% doanh nghiệp có hệ thống quản lý tệp dựa trên đám mây.

Đây là lúc kế hoạch hậu cần của bạn từ phần trước sẽ phát huy tác dụng. Mọi bộ phận của công ty bạn cần được chuyển dịch sang lĩnh vực kỹ thuật số.

Đánh giá các hạng mục này để bắt đầu củng cố cơ sở hạ tầng công nghệ của bạn:

  • Các thiết bị của nhân viên có đủ mạnh để xử lý bất kỳ quy trình kỹ thuật số mới nào mà bạn đang áp dụng không?
  • Bạn có sử dụng bộ nhớ đám mây có thể truy cập cho tệp của mình không? Bạn sẽ cần số hóa bất kỳ tệp vật lý nào?
  • Giải pháp CNTT của bạn là gì? Bạn sẽ khắc phục sự cố ở khoảng cách xa như thế nào?
  • Bạn cần mua và cài đặt phần mềm mới nào? Cố gắng giảm thiểu số lượng công cụ bạn cần bằng cách tìm các nền tảng phục vụ nhiều mục đích.
  • Bạn sẽ cung cấp cho nhân viên của mình một khoản phụ cấp để trang trải chi phí kỹ thuật tại văn phòng tại nhà của họ?

3. Có được phần mềm và công cụ giao tiếp và cộng tác phù hợp

Lúc đầu, có vẻ như văn phòng ảo sẽ yêu cầu nhiều công cụ mới: một công cụ cho mỗi chức năng kinh doanh thực tế mà bạn sẽ thay thế. Nhưng nó đơn giản hơn thế rất nhiều.

Nhiều công cụ giao tiếp và cộng tác cung cấp nhiều chức năng hoặc hoạt động liền mạch với nhau. Nếu bạn có một kế hoạch hậu cần tốt, bạn có thể tìm thấy một nền tảng đáp ứng hầu hết hoặc tất cả các nhu cầu kinh doanh kỹ thuật số của bạn.

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ cần một số dạng của từng công cụ sau:

  • Hệ thống âm thanh và video cho các cuộc họp, hội nghị
  • Hệ thống nhắn tin nhanh hoặc trò chuyện nhanh chóng
  • Chia sẻ tệp dựa trên đám mây để gửi, chỉnh sửa và truy cập tệp giữa các nhóm
  • Lịch làm việc được chia sẻ để minh bạch và dễ dàng lên lịch
  • Phần mềm lập kế hoạch và quản lý dự án để theo dõi nhiệm vụ và tiến độ
  • Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của bạn, bạn cũng có thể cần một vài công cụ bổ sung. Các nhóm dịch vụ khách hàng có thể cần một hệ thống điện thoại dựa trên VoIP để quản lý các cuộc gọi của khách hàng hoặc khách hàng. Các nhóm bán hàng có thể cần một CRM kỹ thuật số hoàn toàn.

Đơn giản hơn là tốt hơn. Bạn cần mua và quản lý càng ít công cụ càng tốt. Hãy thử tìm kiếm một nền tảng tất cả trong một bao gồm nhiều chức năng nhất có thể và tích hợp với các công cụ bạn đã sử dụng.

Nền tảng phù hợp cho văn phòng ảo của bạn sẽ là một trong những tài sản quý giá nhất của bạn. Nó có thể thay thế cho một phòng họp hoặc cuộc họp, lưu trữ tệp,… Thậm chí, các công cụ giao tiếp và cộng tác tốt có thể cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp và năng suất.

4. Giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Nói về năng suất, có rất nhiều điều bạn có thể làm ngay từ đầu để giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả trong văn phòng ảo. Như đã đề cập ở trên, hầu hết nhân viên cảm thấy họ làm việc hiệu quả hơn khi làm việc tại nhà. Với ít cuộc họp, cuộc gọi và ít người ghé qua bàn làm việc của họ hơn, việc tập trung vào nhiệm vụ trước mắt sẽ dễ dàng hơn.

Tất nhiên, một văn phòng làm việc tại nhà cũng đi kèm với một loạt các yếu tố gây xao nhãng. Trẻ con, vật nuôi, đồ bẩn cần  giặt và nhiều thứ khác đều có thể làm giảm sự tập trung vào công việc. Đó là lý do tại sao tính linh hoạt và kết quả đo lường là những nguyên tắc quan trọng để có một văn phòng ảo thành công. Nếu nhóm của bạn biết rằng điều quan trọng nhất là họ phải hoàn thành công việc của mình — thay vì hoàn toàn sẵn sàng làm việc trong 8 giờ liên tục — thì họ sẽ có động lực hơn nhiều.

Hãy nghĩ về điều đó theo cách này: nếu bạn biết mình phải hoàn thành một nhiệm vụ lớn mỗi ngày, bạn sẽ thắt dây an toàn và làm việc hiệu quả nhất có thể. Nhưng nếu bạn phải ngồi đó 8 tiếng cho dù công việc của bạn đã hoàn thành hay chưa, thì đâu là động lực để bạn làm việc hiệu quả hơn?

Trên thực tế, không phải lúc nào cũng rõ ràng như vậy. Trong một số vai trò, bạn sẽ cần phải sẵn sàng thay đổi toàn bộ vì đó là một phần trách nhiệm của vị trí đó. Bạn sẽ phải tham gia các cuộc họp và thực hiện các cuộc gọi. Nhưng sự thay đổi trong tư duy là rất quan trọng để cải thiện năng suất của một nhóm làm việc từ xa.

Dưới đây là một số chiến lược năng suất khác mà bạn có thể thử với nhóm ảo của mình:

  • Tránh các cuộc họp và đăng ký không cần thiết: một số cuộc họp là không thể tránh khỏi, nhưng đừng lên lịch cuộc họp chỉ vì mục đích có một cuộc họp. Giữ cho các cuộc gọi ở mức tối thiểu và đảm bảo mỗi cuộc gọi có mục đích rõ ràng để giữ cho nhân viên của bạn đi đúng hướng.
  • Theo dõi thời gian: nhiều nền tảng quản lý dự án cung cấp tính năng theo dõi thời gian để giúp nhân viên biết họ đang dành nhiều thời gian nhất ở đâu. Nếu nhóm của bạn đang gặp khó khăn về năng suất, hãy thử thực hiện theo dõi thời gian để xác định các khu vực có vấn đề.
  • Khuyến khích: Ngay cả người lớn cũng thích một chút cạnh tranh. Hãy thử đưa ra những khuyến khích hoặc phần thưởng nhỏ cho những người hoặc nhóm đạt được các mục tiêu nhất định trong một tuần hoặc tháng. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng mọi người đều có phần thưởng như nhau, nếu không ý tưởng có thể phản tác dụng.

5. Thu hút nhân viên của bạn.

Một trong những hạn chế lớn nhất của văn phòng ảo là sự cô lập có thể đến bất cứ lúc nào. Không gian làm việc chung, khi an toàn, có thể là một giải pháp tốt cho một số người cảm thấy cô đơn. Nhưng ngay cả khi có thể, nhân viên từ xa của bạn vẫn cần rất nhiều sự hỗ trợ và tham gia từ bạn với tư cách là người quản lý hoặc Giám đốc điều hành của họ.

Điều này đặc biệt đúng đối với các thành viên trong nhóm mới làm việc ảo. Đó có thể là một bước chuyển đổi lớn, với phần mềm mới để học và các giao thức mới để tuân theo. Đây là lý do tại sao 46% nhân viên làm việc từ xa nói rằng việc tham gia thường xuyên là dấu hiệu của một nhà quản lý xuất sắc trong môi trường văn phòng ảo.

Việc tham gia của bạn nên là sự kết hợp giữa việc xem xét tình hình của nhân viên nói chung và đảm bảo rằng họ đang đi đúng hướng với khối lượng công việc hiện tại của họ. Đừng tham gia để kiểm tra xem mọi người có đang làm việc hay không mà phải xuất phát từ sự quan tâm đến nhóm của mình.

Tuy nhiên, đăng ký Zoom không phải là điều duy nhất bạn có thể làm để giúp nhân viên của mình cảm thấy gắn bó và được hỗ trợ. Cung cấp đào tạo thường xuyên và tài nguyên về các công cụ mới, làm việc từ xa và các yếu tố khác liên quan đến vai trò của chúng cũng là một chìa khóa.

Điều quan trọng cuối cùng là tìm cách để có một chút niềm vui ảo.

Mặc dù các cuộc tán gẫu và bữa trưa với đồng nghiệp đôi khi có thể là thủ phạm khiến năng suất thấp hơn trong văn phòng thực nhưng không thể phủ nhận chúng cũng là một phần quan trọng trong văn hóa công ty của bạn. Bạn cũng sẽ muốn tìm cách thiết lập mối quan hệ giữa các nhóm từ xa của mình theo cách như vậy.

Hãy thử tổ chức một giờ giải lao ảo hoặc giờ vui vẻ hàng tuần để trò chuyện về những vấn đề không liên quan đến công việc và chống lại sự cô lập giữa công việc và việc nhà. Tổ chức các sự kiện  trò chơi trực tuyến hoặc các hoạt động khác có thể dễ dàng thực hiện tại nhà.

Ý Nhi dịch

Cre: Monday.com

Danh mục: Kỹ Năng