Văn phòng hiện đang có áp lực thu hút mọi người trở lại và đưa ra các lợi thế cạnh tranh so với làm việc tại nhà. Giờ đây, chúng ta đến văn phòng để giao tiếp với đồng nghiệp và là một phần của văn hóa công ty; đồng thời, sự thay đổi trong tư duy về chuyển đổi kỹ thuật số và tính bền vững, là những động lực chính khiến nơi làm việc sẽ có những sự thay đổi, hãy cùng YOUR OFFICE cập nhật 6 xu hướng văn phòng thông minh năm 2022 nhé.

Đi cùng với những thay đổi trong thói quen làm việc là những thay đổi diễn ra trong môi trường công sở. Chúng đặt ra những áp lực khác nhau đối với bất động sản công ty bạn đang sử dụng; chẳng hạn như:

Có phải tất cả đều sử dụng làm không gian văn phòng không?

Không gian văn phòng có được sử dụng một cách tối ưu?

Các dịch vụ văn phòng truyền thống có cần thiết không?

Môi trường có đủ thân thiện và hấp dẫn để khiến mọi người muốn quay trở lại?

Do đó, chúng ta hiện đang chứng kiến ​​sự ra đời của Văn phòng thông minh, một nơi làm việc kết hợp các giải pháp và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật số để nâng cao trải nghiệm và hiệu quả của nhân viên, tiết kiệm chi phí và năng lượng cũng như gia tăng giá trị cho tòa nhà.

1. Sử dụng Công nghệ Internet of Things (IoT)

Trong một không gian văn phòng được trang bị các thiết bị Internet of Things (IoT), chúng ta có thể đo lường, theo dõi và kiểm soát nhiều khía cạnh của môi trường văn phòng.

Thông thường, các thiết bị IoT chứa các cảm biến hoặc máy dò có thể giám sát, xử lý và truyền dữ liệu môi trường một cách tự động qua internet tới máy chủ.

Sau khi được thu thập, dữ liệu sau đó có thể được xử lý và thực hiện các hành động thích hợp, chẳng hạn như thông báo rằng phòng họp trống, tắt đèn sau khi ai đó đã rời khỏi phòng hoặc gửi SMS để thông báo rằng có rò rỉ nước.

Thông tin được cung cấp bởi các cảm biến IoT có thể được sử dụng cho:

• Việc tối ưu hóa thiết kế của văn phòng thông qua việc học hỏi thói quen làm việc của nhân viên;
• Cung cấp một môi trường văn phòng dễ chịu và thoải mái thông qua giám sát nhiệt độ và điều kiện xung quanh
• Giảm tiêu thụ năng lượng bằng cách tối ưu hóa hệ thống sưởi, điều hòa không khí, chiếu sáng, làm sạch và các lĩnh vực hoạt động khác;
• Hỗ trợ sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên thông qua giám sát môi trường, giám sát nước, giúp việc làm sạch hiệu quả hơn,…

2.  Giao tiếp nâng cao

Với việc chuyển sang làm việc linh hoạt, sử dụng các công cụ hỗ trợ và sự gia tăng của họp trực tuyến, ngày càng có nhiều sự phụ thuộc và kỳ vọng vào giao tiếp nâng cao.

Cho dù đó là giữa nhà và văn phòng, văn phòng với văn phòng hay trong chính văn phòng thông minh, các xu hướng giao tiếp chính sẽ là:

• Tăng cường triển khai cáp quang cấp doanh nghiệp để truy cập internet, vì điều này cung cấp băng thông cao hơn, cải thiện bảo mật và tính linh hoạt;
• Việc áp dụng công nghệ 5G cao hơn khi các nhà cung cấp dịch vụ tăng phạm vi phủ sóng địa lý của họ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các địa điểm ở xa nơi 5G sẽ cung cấp kết nối tốc độ cao hơn và độ tin cậy cao hơn so với các giải pháp cũ.
• Mở rộng hơn nữa các hệ thống điện thoại dựa trên IP và các công cụ hỗ trợ.

3. Không gian làm việc linh hoạt

Không gian làm việc linh hoạt là điều bắt buộc phải có trong năm 2022. Với sự di chuyển và vị trí của người lao động thay đổi đáng kể, không gian văn phòng được thiết kế tập trung vào người lao động là điều cần thiết. Nó phải hấp dẫn, an toàn và thoải mái để khuyến khích người lao động quay trở lại văn phòng.

Các nghiên cứu gần đây đã xác nhận rằng 70% nhân viên đang làm việc tại nhà ít nhất 1 lần/tuần và theo Gartner, 48% nhân viên có khả năng sẽ làm việc từ xa một thời gian đoạn hậu COVID-19 so với con số 30% trước đại dịch.

Việc chuyển sang làm việc kết hợp sẽ có tác động lớn đến số lượng không gian bất động sản được yêu cầu và cách mà nó sẽ được sử dụng.

4. Tự động hóa

Cảm biến có thể được sử dụng để tự động theo dõi, thu thập và truyền dữ liệu thay thế cho việc trước đây con người phải tự thu thập, điều này giúp tiết kiệm cả tiền bạc và thời gian, cho phép nhân viên tham gia vào các hoạt động khác, tạo năng suất hơn.

Các tác vụ tự động bao gồm:

• Giám sát nhiệt độ của các vị trí, phòng, máy móc, đường ống,… với các cảnh báo tự động được gửi khi phát hiện sự bất thường hoặc nhiệt độ ngoài phạm vi;
• Giám sát việc sử dụng bàn để xác định còn bao nhiêu không gian trống;
• Giám sát vị trí, để lịch trình làm sạch tối ưu chỉ được áp dụng cho các không gian làm việc đã được sử dụng;
• Phát hiện rò rỉ để Ban Quản lý Cơ sở vật chất có thể nhận được các cảnh báo nâng cao về rò rỉ nước trước khi chúng trở nên nghiêm trọng;
• Sử dụng phòng họp tối ưu bằng cách giám sát công suất để xác định xem các cuộc họp có thực sự diễn ra hay chúng kết thúc sớm. Dữ liệu này có thể được đưa vào hệ thống đặt phòng để cung cấp trạng thái sử dụng và tình trạng sẵn có gần thời gian thực.
• Cải thiện an ninh bằng cách theo dõi khi cửa ra vào hoặc cửa sổ đang mở và đóng, có thể cho phép gửi tin nhắn tới bộ phận bảo mật bất cứ khi nào có bất kỳ vi phạm nào.

5.  Xây dựng sự bền vững

Với việc nâng cao nhận thức và tầm quan trọng của biến đổi khí hậu và các vấn đề liên quan đến khí hậu, như đã được nhấn mạnh trong hội nghị COP26 gần đây, việc hướng tới các tòa nhà văn phòng bền vững đang ngày càng gia tăng.

Mọi người hiện đang yêu cầu những nơi họ làm việc phải hiệu quả và thân thiện với môi trường. Các văn phòng sẽ nắm bắt công nghệ và làm việc thông minh để bền vững hơn bằng cách:

• Quản lý hiệu quả việc sử dụng năng lượng và tăng hiệu quả sử dụng năng lượng vì ước tính có khoảng 35% năng lượng tòa nhà bị lãng phí. Phân tích dữ liệu thu thập từ cảm biến nhiệt độ có thể được sử dụng để xác định:  các cửa sổ cũ và không hiệu quả cần được thay thế;  máy bơm nhiệt không hiệu quả cao; vấn đề với cách nhiệt của tòa nhà; nơi có thể triển khai các bộ điều nhiệt hiệu quả để quản lý nhiệt độ; những vị trí mà ánh sáng thông minh sẽ có lợi.
• Giảm lượng khí thải CO2 – người ta ước tính rằng khoảng 40% lượng khí thải CO2 đến từ khí thải của các tòa nhà. Bất kỳ sự giảm năng lượng nào, như đã nêu ở trên, đều có một quan trọng, liên quan, giảm CO2.
• Giảm tài nguyên – dữ liệu thời gian thực về nhiệt độ nước rất quan trọng để kiểm soát Legionella, một loại vi khuẩn truyền qua nước gây ra bệnh Legionnaire, một bệnh đường hô hấp gây chết người. Vi khuẩn phát triển trong nước tù đọng. Bằng cách theo dõi nhiệt độ nước trong một khoảng thời gian, người quản lý tòa nhà và cơ sở có thể dễ dàng xác định vòi nào, nếu có, cần xả nước, thay vì cách tiếp cận truyền thống là xả tất cả các đường ống.
• Kiểm soát lịch trình dọn dẹp – cảm biến có thể theo dõi tần suất sử dụng phòng vệ sinh, bàn làm việc và phòng họp để xác định thời điểm cần dọn dẹp, sử dụng nhân viên vệ sinh tối ưu hơn và cung cấp dữ liệu chính xác về hợp đồng dọn dẹp.

6. Những tòa nhà “lành mạnh”

Cụm từ tòa nhà “lành mạnh” là một thuật ngữ đang bắt đầu được áp dụng trong đời sống doanh nghiệp và được sử dụng để chỉ sức khỏe thể chất, tâm lý và xã hội và hạnh phúc của những người trong tòa nhà và môi trường được xây dựng.

Các nền tảng quan trọng của một tòa nhà lành mạnh được đồng ý rộng rãi bao gồm thông gió, chất lượng không khí, nhiệt độ, độ ẩm, bụi và sâu bệnh, an toàn và an ninh, chất lượng nước, tiếng ồn, ánh sáng và tầm nhìn. Bằng cách giải quyết những vấn đề này, người ta tin rằng một tòa nhà lành mạnh có thể thu hút nhân viên, giúp giảm thiểu tình trạng vắng mặt và cải thiện hiệu suất của cá nhân và tổ chức.

Công nghệ có thể được sử dụng để làm cho một tòa nhà “khỏe mạnh hơn” bằng cách:

• Đảm bảo các quy định về sức khỏe và an toàn được tuân thủ và duy trì các tiêu chuẩn. Những ví dụ bao gồm: Tuân thủ Legionella, sử dụng cảm biến nhiệt độ, để xác định bất kỳ đường ống nào mà nước vẫn bị ứ đọng và cần được xả; kiểm soát mức CO2 trong phòng bằng cách sử dụng cảm biến nhiệt độ và CO2 để xác định thời điểm phòng đang được sử dụng. Khi sử dụng, có thể kích hoạt quạt thông gió để cải thiện chất lượng không khí. Hệ thống có thể được tắt khi phòng không có người.
• Phúc lợi của nhân viên thông qua một môi trường làm việc kết hợp hiệu quả;
• Kiểm soát nhiệt độ môi trường xung quanh trong văn phòng bằng cách sử dụng cảm biến nhiệt độ;
• Điều khiển ánh sáng khi có xác định được sự hiện diện của con người hay không;
• Giám sát độ ẩm.

Như vậy, quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của văn phòng đang được thúc đẩy bởi đại dịch COVID-19, đang được tiến hành tốt và sẽ tăng tốc vào năm 2022. Mục đích của văn phòng hiện nay là bảo vệ sức khỏe và hạnh phúc của mọi người, đồng thời cung cấp các điều kiện làm việc tối ưu và thoải mái.

Ý Nhi dịch

Cre: https://www.disruptive-technologies.com/